Archiwa tagu: poufność

Kwestie prawne, szczególnie na początku biznesowej drogi, mogą nam spędzać sen z powiek. Sama jestem z wykształcenia prawnikiem i wiem doskonale, jak kutym na cztery nogi trzeba być, żeby zabezpieczyć się odpowiednią umową, czy to wynajmując lokal, czy zatrudniając pracowników na etat, czy w końcu podpisując umowę o współpracy z agencją albo z freelancerem. Czym jest taka umowa, co musi się w niej znaleźć i dlaczego tak ważne jest jej podpisanie i absolutne unikanie pójścia na żywioł, bez umowy i pisemnych ustaleń? O tym dziś.

Nie zabraknie też case study i krótkiego katalogu błędów popełnionych przez przedsiębiorców i skutków prawnych z nimi związanych.

Sprawdzone informacje zawdzięczam Mikołajowi Lechowi, rzecznikowi patentowemu, którego możecie kojarzyć z odcinków Time for Business TV – zobacz jeszcze raz nasze filmy: „Nie zastrzegłeś znaku towarowego – sprawdź, co ci grozi?” , „Sprawdź, czy na pewno jesteś właścicielem logo swojej firmy?” i Tomkowi Hejankowskiemu z agencji SOCIAL ROOM.

Jako doświadczony przedsiębiorca podpowiem Wam jedno: nigdy nie podejmujcie współpracy z agencją lub freelancerem, który deklaruje, że nie chce podpisywać umowy. To na metr pachnie nieuczciwością. Na jakiej podstawie, w takim przypadku, rozliczać z zadań, jak rozliczać wykonane zlecenie? Jak ustalić kwestie finansowe? Lepiej dmuchać na zimne, a umowa to Wasza polisa ubezpieczeniowa.

Od czego zacząć?

Wyłowienie właściwego podwykonawcy usługi prowadzenia naszych firmowych social mediów jest pierwszym krokiem. W poprzednich artykułach podpowiedziałam Wam, jak to zrobić skutecznie, by jednocześnie nie zjeść przy tym wszystkich zębów. Krok drugi, to ustalenie zasad, w oparciu o które będziemy współpracować – po co? Żeby nie było niespodzianek i finalnie “nie wiedziałam, jestem zaskoczony”, a może nawet “czuje się oszukany!”

 

Kolejny krok, to podpisanie NDA klauzuli poufności, która zabezpiecza Cię przed ewentualnymi praktykami  nieuczciwego wykonawcy.  

Przykład? Zapraszasz potencjalną agencję lub freelancera na spotkanie, na którym prezentujesz najnowszy produkt swojej marki, podajesz nazwę, logotypy itp., nie podpisujesz umowy o zachowaniu poufności, nie decydujesz się także na współpracę. Po kilku miesiącach  Twoja konkurencja, jeszcze zanim Ty to zrobisz, wprowadza Twój pomysł na rynek pod swoim brandem. Brzmi strasznie? Owszem, brzmi. I jest możliwe, jeżeli odpowiednio się nie zabezpieczysz!

Brak umowy o zachowaniu poufności może dotyczyć także kradzieży waszego know how, bazy danych klientów lub wykorzystanie jakichkolwiek danych należących do Was podczas trwania współpracy z agencją czy freelancerem, do celów innych niż wasza współpraca. Hipotetycznie: zleceniobiorca prowadzi kampanie na Facebooku dla coacha, ma dostęp do bazy klientów i tą bazę wykorzystuje dla swoich prywatnych celów (klienci coacha to podobna grupa docelowa, zainteresowana usługami agencji lub freelancera).

Roztaczam tu bardzo czarne scenariusze, ale umowy i zabezpieczenia są na złe, a nie na dobre czasy.

Brzmi strasznie, ale sądy pełne są spraw, w których problem powstał na skutek braku odpowiednich zapisów w umowie, a czasami także braku samej umowy…

 

Kiedy otwierałam biznes, myślałam, że wiem dużo o tym, jak konstruować umowy. Część z nich krąży jako gotowce między internetem a kancelariami prawniczymi. Okazuje się jednak, że im dalej w las, czyt. Im szybciej i intensywniej rozwija się marketing on-line tym bardziej potrzeba nowej, aktualnej i rzetelnej wiedzy o tym, co trzeba obwarować w umowie na obsługę social media.

 

Zapisy, które powinna zawierać umowa:

 

  1. Zakres obowiązków opisany szczegółowo: publikacja czego i gdzie, kiedy (wyszczególnione dni i przedział godzinowy, w którym działania mają się odbywać)
  2. Określać stawkę za wykonane zlecenie: kwota netto/brutto
  3. Jak się rozliczacie? Rachunek?  Faktura?
  4. Jakie kryteria do rozliczenia przyjmujecie? Kiedy usługa jest właściwie wykonana i kto to określa? Czy kiedy wykonana jest dana część usługi?
  5. Zawierać paragraf o karze umownej i  zasady jej zasądzania
  6. Zawierać w formie załącznika harmonogram z zatwierdzonymi treściami i datami ich publikacji – ten załącznik aktualizuje się np. 1 raz – 2 razy w miesiącu i każdorazowo musi zawierać autorskie, unikatowe i stworzone pod to konkretne działanie w social mediach treści.
  7. Musi zawierać przewidywany budżet na reklamy i działania marketingowe
  8. Musi zawierać w formie załącznika plan wykorzystania tego budżetu w bieżącym okresie rozliczeniowym (aktualizacja podobnie jak w przypadku harmonogramu)
  9. Jeżeli agencja/freelancer zamierza posługiwać się w komunikacji zdjęciami stockowymi to koniecznie należy zadbać o to, aby przedsiębiorca miał prawo z nich korzystać. Zdarza się, że agencja czy freelancer na siebie wykupuje określony pakiet zdjęć i korzysta z nich w imieniu klienta. To błąd. Formalnie zdjęcia powinny być wykupione na przedsiębiorcę, który zezwoli na ich korzystanie przez osoby trzecie.
  10. W umowie warto uregulować również kwestię praw autorskich do grafik stworzonych przez agencję czy freelancera w trakcie wykonywania usług. Powinien się tam znaleźć zapis mówiący, że wszelkie autorskie prawa majątkowe do stworzonych utworów przechodzą na zamawiającego. Bardzo ważne, aby sprecyzować dokładnie pola eksploatacji.
  11. Dobrze mieć również zapis o tym, że agencja/freelancer zobowiązuje się w swojej pracy nie używać zdjęć, do których nie ma prawa. A jeżeli ktoś skieruje przeciwko zamawiającemu roszczenia z tytułu naruszenia w social media np. praw autorskich to agencja/freelancer weźmie je na siebie. Taki zapis zabezpieczy zamawiającego przed tym, że nikt nie dokona plagiatu.
  12. Jeżeli agencja czy freelancer równocześnie odpowiada za stworzenie strony firmowej to bezwzględnie należy zadbać o to, aby domena była zarejestrowana na przedsiębiorcę. Sytuacja, kiedy domena jest zarejestrowana na inne osoby, jest bardzo niebezpieczna. Jeżeli nasze drogi z agencją czy freelancerem się rozejdą, mogą nie chcieć przekazać nam domeny a to może sparaliżować działalność firmy.

 

Jak kończy się niefrasobliwość klientów agencji i zatrudniających freelancera?

 

Bardzo często kończy się w sądzie. Nieuczciwe agencje lub freelancerzy to jedno, a drugie to często brak podstaw prawnych do tego, by coś oddać/przekazać zleceniodawcy nieodpłatnie. Pamiętajmy, że bez przekazania praw autorskich nic nie należy do nas. Czy to 500  stron materiału na powieść, czy dwuzdaniowa treść posta. Czy unikatowa grafika/logo, czy zwykła grafika tworzona pod social media. Domena www – o której już wspominaliśmy – musi należeć do właściciela firmy. Podobnie z rejestracją kont w social mediach i rolami administratora, redaktora, moderatora.

Rejestrujemy je na siebie i tylko my mamy loginy, osobom trzecim dajemy dostęp do moderacji, do reklamowania, ale nigdy nie do pełnego administrowania fanpage’ami.

Bezwzględnie wszystko, co robimy rękami osób trzecich za nasze pieniądze musi być zawsze określane jako nasza własność. Przykład? Tworząc nazwę naszego biznesu, planując stronę www musimy zadbać, by domena z nazwą i rozszerzeniem (pl. com. eu) należała do nas, powinniśmy zadbać o to nawet zanim strona w ogóle stanie na serwerze. Agencja, któej to zlecamy musi przedstawić nam potwierdzenie, że domena jest zarejestrowana na nas. My także dokonujemy jej przedłużenia. Znana marka odzieżowa “Mango” musi w Polsce korzystać z rozszerzenia mango.shop.pl, bo mango.pl jest własnością innej firmy. Mała rzecz, a wyszukiwarka google pozycjonuje mango shop jako drugi… po wpisaniu frazy “mango”…

Bez umowy bardzo trudno udowodnić plagiat lub działanie dla konkurencji. Mając umowę i harmonogram jako załącznik do umowy, mamy dowód, że post o podobnej lub identycznej konstrukcji został nam skradziony, czasami dzieje się to wskutek nieuczciwości rynku (ktoś po prostu kopiuje materiał), czasmi jednak zawodzi agencja lub freelancer, którzy działają na dwa fronty… Brak praw autorskich do grafik to jedna z poważniejszych rzeczy, która może skończyć się dla nas trudnymi i kosztownymi procesami z autorami materiałów. Internet pełen jest treści, do której prawa powielania lub wykorzystywania ma tylko autor. Takie procesy z roku na rok są coraz częstsze. Dlatego zawierając umowę z freelancerem czy agencją koniecznie zastrzegamy sobie brak odpowiedzialności za nielegalne wykorzystanie grafik bez zgody ich właściciela.

Umowy przy tego typu działaniach są niezbędne – social media to współcześnie front robót w naszych firmach, nasze wizytówki. Ogromną szkodą wizerunkową byłoby stać się przedmiotem sporu sądowego o publikację nienależących do nas grafik, plagiatów,  nieuczciwie pozyskanych treści. Chrońmy się tym bardziej, jeżeli prace zlecamy osobom/firmom trzecim. Dbajcie o swoje biznesy i zabezpieczajcie się dobrze skonstruowanymi umowami, korzystajcie z kompetencji prawników! Powodzenia! 🙂

 

PRZECZYTAJ WIĘCEJ: